As empresas que costumam trabalhar com já entendem que para a obtenção de bons resultados é necessário fazer um bom gerenciamento da lista de e-mails. Portanto, não praticar o spam, enviar e-mails com frequência adequada e divulgar um conteúdo relevante, sempre ajuda a manter a sua lista de e-mails ativa e com resultados expressivos.

Mas, existem certos cuidados que devem ser considerados para a manutenção de uma base saudável. É o que se chama de higienização da lista de e-mails. Um processo de verificação e validação do endereço de e-mail que evita a perda de contatos importantes e pode aumentar sensivelmente a sua taxa de entrega.

Por que é importante fazer a higienização da lista de e-mails?

Antes, é preciso entender que a higienização não serve para uma base de e-mails comprada, pois mesmo que seja higienizada, essa base nunca terá a relevância e a qualidade de uma lista de e-mails conquistada de maneira lícita e orgânica.

Hoje, é bastante comum o fato de as pessoas trocarem de emprego e alterarem o seu endereço corporativo (outras trocam o próprio serviço de e-mail), não havendo formas de se evitar tal comportamento do usuário. Além disso, os serviços de internet procuram várias formas de combater o envio de spam.

Quando sua empresa envia e-mails para muitos endereços inexistentes, abandonados ou com erro na escrita, isso é encarado como um sinal de que a lista não tem qualidade. Assim, o seu servidor de envio de e-mails fica “malvisto” e, mesmo que o conteúdo seja relevante e o destinatário queira receber o e-mail, a mensagem acaba esbarrando nos filtros AntiSpam.

Por isso, a higienização é importante para a remoção da base de todos os e-mails que não são válidos e nem relevantes para as próximas campanhas de sua empresa. Cortar os e-mails irrelevantes é essencial para manter uma boa reputação e garantir uma boa entregabilidade.

Como fazer a higienização da sua lista antiga de e-mails?

Uma base antiga de e-mails é aquela que está perdida ou foi esquecida por algum tempo. O fato é que a lista não vem sendo utilizada e você precisa torná-la ativa novamente. Esse é um caso que apresenta sérias dificuldades porque as análises dos servidores feitas para identificar os spams costumam ser feitas em termos percentuais e aí uma série de problemas passam a acontecer:

– Os e-mails inválidos vão se acumulando e gerando uma alta taxa de hard bounces;

– Os bloqueios tornam-se recorrentes até que a conta seja excluída definitivamente.

– A reputação do seu servidor de envio de e-mail fica bem prejudicada  

Atualmente, grande parte das empresas que oferecem serviços de envio de já conseguem perceber o desempenho ruim logo no começo do disparo e interrompem o envio do restante da campanha. Quando a entregabilidade do serviço diminui, sua empresa perde valor e, por conseguinte, clientes.

Como fazer a higienização da sua lista atual de e-mails?

Se a sua empresa já mantém uma rotina de envios de e a base está acostumada a receber e-mails, o processo é um pouco mais fácil. Existem algumas informações que a maioria das ferramentas fornece e são muito importantes para a manutenção da sua lista:

– Hard bounces: são aqueles e-mails considerados inválidos. Isso inclui os que já existiram e deixaram de existir, os que foram indicados de maneira errada e também os que contém erros de digitação;

– Soft bounces: são os e-mails válidos, mas que por algum motivo não puderam ser entregues. Aqui o motivo normalmente é que a caixa de mensagens que está cheia;

– Reclamações de spam: na grande maioria dos serviços de e-mails é possível marcar uma mensagem de spam. Isso indica que o usuário não deseja que a sua empresa tenha o direito de enviar mensagens para ele;

– Solicitações de descadastramento: é uma obrigação de toda empresa oferecer uma opção de descadastramento de e-mails para os usuários que não desejam mais receber as suas mensagens.

É muito fácil fazer a manutenção da lista higienizada. Remova, antes de cada envio, os usuários que já tiverem hard bounces, reclamações de spam e pedidos de descadastramento junto à sua empresa. Já no caso de soft bounces, é recomendável realizar mais algumas tentativas de envio (se chegar a 10 envios não entregues, aí deve ser feita a exclusão da lista). Hoje, a maioria das ferramentas de envio de já faz tudo isso automaticamente.

Porém, você também pode higienizar sua lista de e-mails com ferramentas específicas, como a TrueMail. Ou ainda, caso não queira contratar uma ferramenta, também pode entrar em contato comigo, pois realizo esta limpeza.

Veja como gerenciar uma boa lista de e-mails:

Se a lista que a empresa tem é realmente boa e direcionada para um público relevante, há três coisas bem importantes que devem ser feitas:

– Elimine os hard bounces

Procure não deixar para descobrir quem são os hard bounces somente na hora do envio. As chances da sua campanha ser bloqueada e fracassar são imensas. Já existem diversas ferramentas para a verificação de um e-mail (se é válido ou não), aumentando a taxa de entrega em até 99%.

– Envie um conteúdo que seja relevante

Além da redução do número de hard bounces, entenda que é preciso também diminuir o número de reclamações de spam e descadastramento. Use a sua lista para gerar mais valor. Ofereça conteúdos que sejam relevantes (um e-book ou uma palestra gratuita). Essa ação permite uma receptividade maior e deve ser o seu principal objetivo de relacionamento com o seu potencial cliente.

– Dê atenção à frequência dos disparos

Procure manter os temas que trouxeram a pessoa até a sua lista e tenha bastante cuidado com a frequência com que envia as suas mensagens. Sempre tem alguém que não estava acostumado a receber os e-mails da sua empresa há tempos e que pode estranhar o aumento repentino da sua periodicidade de envio.

Com essas informações em mãos, escolha uma ferramenta que auxilie sua empresa nesse processo de higienização para obter mais engajamento em suas próximas campanhas de , melhorando sua reputação e entregabilidade.