Hoje, as organizações bem sucedidas já entendem que, para se manterem competitivas e realmente assertivas no seu mercado de atuação, é preciso contar com estratégias, métodos e ferramentas que facilitem os seus processos operacionais e ajudem ainda a transformar ideias soltas em ações que sejam realmente efetivas junto à sua equipe de colaboradores.

Nesse sentido, o 5W2H é uma das ferramentas mais utilizadas na gestão empresarial que busca substituir dúvidas por produtividade (tirando de cena demandas irrelevantes e focando de forma objetiva as ações que precisam ser dedicadas para que um projeto atinja a mete estabelecida). Ele ajuda bastante na execução e, sobretudo, no controle das tarefas da sua empresa (significando uma tremenda economia de tempo e recursos quando implementado pelo empreendedor).

O que é o 5W2H?

A ferramenta de gestão 5W2H é um resumo perfeito do que realmente importa para a execução de um projeto dentro da sua empresa. Ela se refere às perguntas: “What?” (“O que?”), “Why” (“Por que?”), “Who?” (“Quem?”), “Where?” (“Onde”?), “How?” (“Como?”) e “How Much?” (“Quanto?”) em relação a um dado objetivo a ser alcançado. A ideia da metodologia é a criação de um plano de ação simples e eficiente para que os membros da sua equipe consigam executar tudo aquilo que é importante em um prazo que seja o menor possível.

Para que isso aconteça, essa valiosa ferramenta ajuda a definir e delegar tarefas, a atribuir direcionamentos e também simplifica bastante a vida de quem está envolvido na atividade em questão. Com o 5W2H, todos os participantes conseguem ter convicção sobre o que precisa ser feito, por quem precisa ser feito e assim por diante.

Como usar essa ferramenta estrategicamente para aumentar a sua produtividade?

A ferramenta 5W2H é um conjunto de questões bastante utilizado pelas empresas para compor seus planos de ação de uma maneira rápida e eficiente, possibilitando uma definição estratégica das tarefas a serem distribuídas aos seus colaboradores de uma forma visual, ágil e simples (através das perguntas abaixo):

– “What?”

Essa pergunta diz respeito ao objetivo principal que se quer alcançar a cada novo “sprint” de esforços e às atividades que precisam ser executadas para se alcançar a meta estabelecida. Se o objetivo da sua equipe de vendas é aumentar, por exemplo o faturamento do negócio em 20% no próximo trimestre, esse é o seu primeiro “W” (é preciso que esse objetivo seja sempre claro e que possa ser compreendido por indicadores numéricos).

– “Why?”

Essa pergunta se baseia na razão pela qual isso é importante para o seu negócio. Se não houver um motivo bem forte para que uma meta seja buscada pela sua equipe, então ela não se torna suficientemente relevante para o crescimento da sua empresa (é indispensável que o objetivo represente em algo expressivo de valor, seja no relacionamento com seus clientes ou mesmo em relação à sua comunidade).

– “Who?”

Essa pergunta se refere aos responsáveis por executar cada parte da tarefa estabelecida. Após listar quais ações serão necessárias para se alcançar o seu objetivo, é preciso que você delegue funções às pessoas mais bem preparadas para levar adiante a sua execução.

– “Where?”

Essa pergunta diz respeito a onde essas atividades serão executadas (serão realizadas pela equipe interna? Será mesmo necessário terceirizar alguma etapa? Haverá a necessidade de um deslocamento para algum lugar, como uma filial, para a conclusão do trabalho?). Tudo isso precisa estar no plano e estar muito bem definido antes mesmo de começar a operação.

– “When?”

Essa pergunta nada mais é do que estabelecer a definição de prazos para a realização e entrega de cada tarefa. Isso ajuda bastante o gestor a determinar o seu fluxo de trabalho e as prioridades.

– “How?”

Essa questão diz respeito, basicamente, a pegar seu objetivo e colocá-lo em partes menores. Por exemplo, para aumentar o faturamento em 20%, sua equipe precisa: investir em marketing digital, executar campanhas promocionais em um prazo específico e dedicar parte do orçamento para publicidade paga nas redes sociais. Quanto mais específico for o 5W2H, melhor.

– “How much?” Essa última etapa é a definição do orçamento disponível para a execução do seu projeto. Tendo as etapas anteriores bem estabelecidas, será possível determinar exatamente o quanto as equipes podem gastar em cada fase.

Quais são os principais benefícios do 5W2H para sua empresa?

O que torna o 5W2H interessante para sua empresa é que ele não precisa ser usado apenas para objetivos complexos. Essa ferramenta pode ser aplicada para tarefas mais simples, como a contratação de um influencer digital para divulgar a sua marca nas redes sociais, por exemplo. Além disso, são obtidas algumas vantagens com a sua aplicação:

1. Flexibilidade

Essa ferramenta pode ser adaptada para qualquer realidade (das tarefas mais simples às mais complexas em todos os setores da sua empresa). Serve para demandas de gestão de projetos, para a definição de orçamentos, para a realização de negócios e até mesmo para o planejamento estratégico de uma organização.

2. Agilidade

A ferramenta 5W2H também é uma excelente fonte de apoio para um “mindset” ágil. Ela simplifica vários processos e cria uma orientação visual em que toda a sua equipe entende o que precisa ser feito, gerando um crescimento contínuo, rápido e saudável para os negócios da sua empresa.

3. Eficiência

Possibilita que a sua empresa esteja sempre em movimento e com responsabilidades bem definidas, organizando melhor suas atividades e garantindo uma maior produtividade.

4. Controle

Permite ao gestor um controle maior sobre as atividades dos seus colaboradores e a execução dos seus projetos.

5. Engajamento

A ferramenta 5W2H promove uma cultura organizacional mais colaborativa entre os seus colaboradores (onde as entregas passam a ser mais qualificadas para que o resultado final seja plenamente satisfatório).

6. Economia de recursos e tempo

Com o planejamento embasado pelo 5W2H, é possível implementar os projetos em menos tempo, o que leva à economia quanto aos recursos a serem dispendidos na execução das tarefas.

7. Aumento da produtividade

Com a organização proporcionada por essa ferramenta, fica bem mais simples para sua equipe tornar o trabalho mais produtivo.

O 5W2H se mostra como uma ferramenta essencial para o sucesso de qualquer empresa ou negócio, auxiliando gestores e administradores a aumentarem os seus esforços em busca de objetivos organizacionais mais eficientes e produtivos no seu dia a dia.